Is multitasken iets van de 21e eeuw?
Nee, we multitasken al ruim 1,5 miljoen jaar. De mensheid overleeft al sinds die tijd door te multitasken, zoals Monica Smith beschrijft in het boek “A prehistory of ordinary people“. Echter, de echte vaardigheid hebben we zelfs na zo’n lange tijd niet te pakken. Ook bijvoorbeeld de boekdruk kunst gaf de mensheid het gevoel overladen te worden door informatie. We consumeren nu echter enorme hoeveelheden informatie,100.000 woorden per dag, dit is onder andere aangetoond door wetenschappelijk onderzoek van Bohn & Short, 2009, ‘measuring consumer information‘.
Wat is multitasken?
Eigenlijk niet meer en niet minder dan het doen van meerdere taken tegelijkertijd. Waardoor het altijd te maken heeft met het vermogen tot focussen. In de huidige tijd in 2016, is het een manier van leven geworden. We kunnen niet meer zonder multitasken lijkt het wel, door met name de intrede van de smartphone in ons dagelijks leven gekoppeld aan onze 24/7 bereikbaarheid. Daarnaast hunkeren we constant naar “nieuwe dingen”, er komt dopamine vrij in onze herensen wanneer we multitasken. We zijn als het ware “verslaafd” geraakt aan dopamine. Het smaakt naar meer en meer en meer. Dat veel mensen echt verslaafd zijn, is inmiddels wetenschappelijk wel aangetoond, we krijgen zelfs cold turkeys als we niet onze smartphone bij ons hebben
Factoren de zorgen dat we steeds meer multitasken
- We hebben 24/7 een overvloed aan informatie beschikbaar;
- we zijn zowel zakelijk als privé steeds meer meerder activiteiten bezig. Zakelijk gezien zijn mensen gemiddeld met 12 verschillende projecten bezig, onder grote tijdsdruk, tonen o.a. Gonzales & Mark aan in 2004;
- de mogelijkheid tot toegang tot informatie is ongekend snel en makkelijk onze culturele waarden en normen verschuiven. Bijvoorbeeld, we vinden het min of meer normaal op de smartphone op te nemen terwijl we met iemand praten, we checken en appen terwijl we in gezelschap van anderen zijn etentje of tijdens een vergadering;
- we werken steeds meer volgens het principe van ‘open offices’ volgens Het Nieuwe Werken.
Multitasken (met name op kantoor) kan veroorzaakt worden door zowel externe als interne (of zelf) onderbrekingen, dus geïnitieerd door de persoon zelf of van buiten af.
Voorbeelden van externe interrupties zijn bijvoorbeeld het geluid dat er een nieuwe email binnenkomt, een collega die iets vraagt, een telefoontje.
Voorbeelden van interne interrupties zijn bijvoorbeeld checken van je email of whats app, telefoneren, weglopen van je werkplek of een collega aanspreken.
Waarom onderbreken we onszelf of laten we ons onderbreken tijdens onze activiteiten?
De vraag is waarom mensen als het ware hun werk zelf interrumperen. Dit blijkt afhankelijk te zijn van meerdere zaken, namelijk
- de (werk)omgeving
- de persoonlijkheid
- gewoontes en routines
Het blijkt overigens uit onderzoek van o.a. Mark, 2005 dat managers meer last hebben van externe (bijna 60%), dan van interne onderbrekingen (40%.) Gemiddeld genomen zijn evenveel interrupties door de persoon zelf geïnitieerd als door extern
De invloed van de organisatie cultuur externe interrupties
Het blijkt dat de organisatie cultuur een grote rol speelt bij externe interrupties. Dit heeft Perlow in 1999 bewezen. De oorzaken zijn hierbij vooral de klantgerichtheid, informatiegerichtheid en open offices. Perlow heeft het principe bedacht van “doorbreken van de cirkel van bereikbaarheid“.
Multitasken en email
Email is een belangrijke veroorzaker van multitasken. Een zeer interessant artikel stond in the New York Times in 2010, hier werd er een analogie gelegd tussen zombies en email: zombies blijven komen ondanks dat je ze vermoord, emails blijven komen terwijl je ze steeds delete.
Ee.a. wordt grappig weergegeven door the Oat Meal.
